先日5月29日（月）にこまちぷらすの総会を終えたことをお知らせしました。総会当日まで事務局の上野が主導となって、各リーダーからの報告書や計画書の原稿提出の声かけや、総会に参加してくださる会員への連絡など1つ1つ丁寧に行いながら、円滑に進むように引っ張ってくれました。そんな総会準備の裏側の様子をご紹介いたします。
こまちぷらすが設立した当初は、代表森が事業活動報告や次年度の事業計画を全て発表していましたが、事業内容が徐々に増えてくるとともに、それぞれの事業のリーダーが発表する形式に変わっていきました。それに伴い、事務局が中心となって総会に向けて3月上旬頃からスケジュールを組み、管理するようになりました。各リーダーに議案書に掲載する文章作成を依頼したり、発表の準備依頼の声かけをしたり、集まった文章を議案書にまとめていく等々、準備は多岐に渡ります。
「総会」のイメージが崩れる総会
「総会」というと堅いイメージがありますが、こまちぷらすの総会は議案書通りの発表ではなく、各部門のリーダーの言葉でそれぞれの視点から発表していくスタイルです。スタッフ含め、参加してくださる皆さんが参加の意義を感じられる（楽しめる）総会にしたいという願いがあるからです。
1分程度の限られた時間内で担当している事業をいかに分かり易く伝えられるかがキキーになってきます。パワポや紙芝居を使ったり、取り組んだイベントの動画を流したりと、それぞれが工夫を凝らしていますし、チャットでは発表を聞いているスタッフからも補足があったり感想のコメント、激励や感謝のコメントが入ったりします。
オンライン開催のメリット
新型コロナウィルス蔓延を機にオンラインによる総会に移行したことで議案書をネット上で共有できるようになりました。対面で総会を行なっていた時に比べて、議案書の印刷や郵送の手間がなくなり、効率的かつエコになったことは事務局にとってメリットとなりました。また、オンライン開催になったことで、時間や場所の都合で参加が叶いにくかった方にもご参加いただけるようになりました。
一方で、総会当日はWi-Fi環境の確保には気を遣っていたり、ZOOMの裏で会をスムーズに進行するためのMessengerのやり取りや同室のメンバーとは筆談や目くばせでやり取りする、というような工夫を凝らしているそうです。
総会を主導してくれた上野や総会に参加したスタッフが話してくれた感想を引き続きご紹介していきます。
